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随着计算机的普及与科学技术的不断发展，特别是企事业计算机技术的不断进步，各种类型的系统不断更新应用于各类型所需单位中，因此不断产生大量的平台数据信息，而这些信息都是具备保存价值的重要数据。因此，作为单位信息安全重要性内容之一的数据安全，就摆在了所有系统应用者的前面。

单位系统数据安全机制中一个重要方式便是系统数据的备份与恢复，格文档案系统采用JAVA技术开发，格文档案系统云端版本或B/S本地部署版本，其数据都具备高度的安全性，在格文档案系统中，系统前台提供了数据备份和恢复的操作界面，通过系统授权的用户即可直接进行本单位的数据备份，并可以针对不同备份节点进行指定数据的恢复，操作方便易懂。

格文档案系统还对系统数据库部分数据的备份提供详细的自动备份机制，此功能经设置完毕后，可定期对格文档案系统的数据进行备份操作，通过备份操作的流程，可在用户因不可控因素导致的系统宕机或服务器病毒等条件下导致的数据缺失，进行完整的恢复操作，最大化降低数据安全风险，实现档案系统数据的完整保护。