技术&方案

档案工作是中小型组织机构日常单位管理工作的一个重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要基础工作。档案管理成果同单位运行管理的有机结合可以为单位的正常运行管理提供强大的数据支撑和信息化助力。同时，现阶段各类型中小机构发展呈现出多元化的特点，因此，针对上述类型的单位档案管理，如何快速提升档案管理的电子化、协同化是刻不容缓的需求。

传统中小型机构档案管理背景

长期以来，受制于中小型机构发展规模，档案管理条件先天性不足，档案工作存在诸多问题，基本表现形式为：单位领导不重视，对单位档案管理缺乏认识，主观意识淡薄，导致单位档案管理客观上缺乏专业的档案管理人才、设施，大部分的中小型机构对档案管理很难投入更多的财力与人力；这类型的机构基本上通过excel表格来管理单位各种分类的档案信息，缺少对档案管理系统（电子化）能力的认知，但当单位需要档案室或者办公室提供具体详细档案数据佐证判断时，档案管理人员通常需要花费大量的时间，去逐个找寻档案索引目录，整个过程“费时费力”，并且档案检索的效率及准确率很低。

格文档案管理系统针对上述中小型单位档案管理提供以下两种解决模式方案，供我们的用户进行选择：

（1）本地服务器档案管理模式（所有档案数据均存储在本地、安全、可控）

适用单位：

中小型企业单位、事业单位

实施方案

格文软件提供远程技术支持安装，将系统安装至用户指定本地硬件服务器上，格文档案管理系统拥有超强的系统适配性，不挑平台，可支持Windows11/10/8/7平台部署，系统安装步骤简易，同时系统支持多种类浏览器访问，包括360浏览器、谷歌浏览器、火狐浏览器，系统为一次性收费，永久使用，拥有较高的性价比。

格文档案管理平台部分功能菜单简介：

全宗管理（支持多全宗）、档案录入、立卷归档、以件归档、档案整理、档案回收站、档案检索、档案统计等。

（2）云平台档案管理模式（数据存储在云端，系统维护更便捷）

适用单位：

中小型企业单位、事业单位

设计理念：

规范档案资料录入及整理的工作流程，提升档案信息化管理程度，提高档案利用效率，节省档案管理成本，同时赋予用户简洁直观的系统操作功能。

实施方案

利用格文档案管理系统优秀的系统适配性，将本单位档案管理系统部署于云端服务器，系统无需用户另行采购硬件服务器、数据库、无需企业单位配备专业网络管理人员，所有系统实施皆由格文软件提供，用户只需通过被授权的网络用户帐户号及登录密码访问档案管理系统，整体流程部署简易、费用低廉、并且按需收费，与此同时，系统数据可进行实时的线上线下传输，系统数据安全可靠。