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“实物档案”是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。

实物档案的分类是实物档案整理的重要环节，由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。

    针对传统实物档案归档入库后的管理，格文档案系统提供了“双轨制”档案管理模式，即用户在进行电子档案信息登记归档的同时，也提供了实物档案存储归档记录功能，这样可以有效的将原有的实物档案与新创建的电子档案进行对应统一管理，用户在进行查询电子档案时，可以直接查询到对应的实物档案存储具体位置，该方案简洁明了，能大幅提升传统实物档案管理的工作效率，降低档案管理员与档案借阅者的工作负荷，是档案信息化、协同化建设的又一成果显现。