技术&方案

方案背景

随着信息化的快速发展，档案管理系统越来越被各个行业所关注和应用，一个高效的档案管理系统可以帮助企业或者组织
更好的管理和利用自己的档案资源，提高档案办公的效率和工作质量，格文档案管理软件即是为实现档案的数字化管理和
无纸化办公而设计开发的一套档案系统软件；通过格文档案管理系统的应用，各级企业或组织单位可对本单位的档案
（文件）资源进行高效存储、检索、利用；使用电子化管理方式对档案（文件）进行管理和处理，大幅提升单位档案办公
效率。

传统手工档案管理方式存在以下问题

•浪费大量人工与时间：
传统的手工档案管理需要档案管理人员手工进行收集、整理、归档、管理；这种方式工作量大且效率低。

•档案文件存放存储空间占用问题突出：
每个单位都有自己单独的档案室，传统手工档案管理需要占用极大的存储空间，投资巨大。 

•档案损坏、丢失现象时有发生：
完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成许多重要档案的丢失和损坏。

•档案文件检索查询不方便：
传统的检索方式费时费力，档案人员需要从一本一本的索引目录中找出所需的档案，然后根据上面的记录到库房里去找出
来。

•不能形成信息网络：
纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便，大大降低了企业或组织的档案工作效
率。

这些问题表明，传统手工档案管理在效率、成本、利用便利性等方面存在明显的不足，随着信息化的发展，这些弊端愈发
凸显，需要通过现代化的管理手段来解决。

使用格文档案管理系统可以有以下的好处

•提高档案管理效率：
通过数字化方式存储档案信息，可以快速进行分类、整理、搜索和查询，解决了传统档案管理中效率低下的问题。
格文档案系统中的智能自动归档功能可以减少人工录入操作，降低错误率，进一步提高档案录入准确率。

•增强档案信息安全性：
格文档案管理系统支持通过设置不同级别的操作权限，限制用户对档案信息的访问权限，避免信息泄露。

•降低管理成本：
数字化档案信息可以存储在计算机或云端，节省了存储空间，降低了存储成本。数字化档案信息可以通过网络进行传输和
共享，避免了纸质档案传递的繁琐过程和高昂费用。

•促进档案的利用和共享：
格文档案管理系统支持多种形式的档案数字化存储和电子化借阅，方便用户对档案信息的检索和利用。同时，系统还可以

实现不同部门或用户之间的档案共享和协作，促进了信息的流通和知识的传播。

•推动单位组织信息化建设：
使用档案管理系统是单位信息化建设的一部分，能够推动单位的数字化转型。数字化档案管理可以提高单位的工作效率和管理

水平，提升单位的竞争力。同时，数字化档案管理还可以为单位组织决策提供更准确、及时的数据支持。 

综上所述，格文档案管理系统通过提高管理效率、增强信息安全性、降低成本、促进信息共享和推动单位信息化建设等多

方面的优势，为单位和组织带来了显著的好处。

格文档案管理系统技术开发平台介绍

档案管理系统采用java技术开发，前端框架为Vue，后台使用的主要框架为Springboot、Hibernate； 具备良好的稳定性

、扩展性、安全性、灵活性；可完美地集成行政单位电子政务系统、或企业部分应用系统（erp、mis、pdm、oa），是
整合数据信息的理想平台。

格文档案管理系统适用单位类型

格文档案管理系统广泛适用于各类型企业、组织单位、包括学校、工厂、机关等。

格文档案管理系统主要功能模块（部分）介绍

1.用户管理

系统支持多用户管理，用户组管理、可以根据用户权限的不同而显示不同的登录内容供使用人员进行独立操作，系统管理

员可以创建和管理普通用户账户，并给与不同的操作权限。

2.档案录入

系统支持档案文件的收文、发文、内部文件登记归档管理，支持电子档案批量挂接功能，支持档案数据智能自动归档功能

，支持电子档案归档与实物档案入册的双轨制档案录入管理。

3.档案检索查询

系统支持多种条件模式的档案检索查询，用户可以通过关键词进行模糊检索，也可通过档案类别、自定义条件检索等方式

，快速定位需要查询的档案文件信息，系统更支持全文检索、定制检索等高等级检索模式，实现对档案文件的精准查询效
果！

4.档案浏览

格文档案系统支持对档案文件的在线预览和下载浏览，用户可通过系统界面，显示档案的基本信息、并查看其内容，同时

针对档案文件的浏览，系统直接关联权限分配功能，可实现严格权限管控下的在线浏览与下载查看。

格文档案管理系统标准档案管理范畴

在格文档案管理系统平台下，用户可进行以下档案类别的管理（包括并不限于）：文书档案、科技档案、工程档案、房地

产档案、基建档案、会计档案、声像档案、照片档案、实物档案、合同档案、设备档案等以及图书、期刊、图纸等。

格文档案管理系统针对档案文件全周期管理的示意图

格文档案管理系统平台通过：全宗管理、档案录入、 档案检索、档案统计、档案借阅等功能实现档案文件全周期管理。