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格文档案系统是数字化、协同化的档案管理系统，可大幅提升单位档案办公效率，规范（文档）档案分类归档存储，实现严格权限管控下的档案查询操作，为单位提供翔实准确的的档案信息展示，是各类型单位档案办公的好帮手，应用格文档案管理系统，具备以下优势：

    1.促进档案信息共享与协同工作‌
格文档案管理软件支持多用户同时访问和操作，可以实现档案信息的共享与协同工作。不同部门或不同地区的人员可以同时进行档案查询、编辑和管理等操作，提高了档案工作效率，加强了部门之间的协作与沟通。
    2.灵活的档案自定义‌归档管理功能
格文档案管理软件支持用户“自定义设置”，用户可根据本单位实际需求来创建归档类目和归档字段信息，从而实现本单位档案归档目录和字段的完全匹配，这种灵活的系统功能设置，摆脱了传统档案管理繁琐的档案类别及字段固定应用，可以根据每一个单位不同的档案管理需求进行灵活的归档自定义设置操作，实现“量身定制”的效果。
    3.多达9级的权限管理‌
格文档案管理软件提供多达9级的权限控制，确保只有被授权用户才可以访问指定档案内容，确保档案安全。更可提供用户档案数据本地存储功能，确保用户所有档案数据安全。与此同时，系统还提供了用户组权限分配，实现大批量用户同时赋权的便捷操作，为用户档案系统的部署提供了良好的配置环境。
    4.提高了档案使用的安全性‌
格文档案管理软件具备完善的安全备份机制，可以对档案信息进行备份、恢复等操作，确保档案信息的安全性。同时，系统还提供了访问日志和操作日志功能，便于单位进行系统日志的溯源，最大限度提升档案使用的安全性，做到有据可查，“有迹可循”。
    5.迅捷而准确的档案检索功能
格文档案管理软件支持多种档案检索模式，其中包含强大的全文搜索引擎，即使用户档案数据库内容较多，系统也能迅速找到符合搜索条件的档案信息，提升工作效率，从而摆脱过去档案查询效率低的问题，另外，由于格文档案系统提供了均衡的负载技术，因此格文档案系统的使用者，可以大批量访问系统，进行档案检索操作，同时系统不卡顿，不延迟，因此，系统具备良好的检索使用体验。
    6.强大的档案借阅管理功能

    格文档案管理软件支持电子化借阅管理和自动提醒功能，记录借阅详情并设定借阅到期提醒，简化借阅流程并避免档案遗失或延误‌，针对借阅到期的档案信息，系统提供了人性化的档案借阅过期提醒，便于借阅者尽快归还档案的同时，更为档案管理者减轻了档案管理工作负荷，尤其是上述提及的档案催还操作节点，系统实现了自动提醒、自动统计操作，为档案的借阅者和管理员，两方面都提升了档案办公效率，实现了档案借阅——归还的协同化管理！